In der modernen Arbeitswelt, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), steht die Effizienz im Vordergrund. Prozesse sollen reibungslos funktionieren, Abläufe müssen dokumentiert und Vorschriften eingehalten werden. Doch allzu häufig gerät dabei ein entscheidender Faktor ins Hintertreffen: die Wirksamkeit. Sie beschreibt nicht nur, wie gut etwas funktioniert, sondern ob es den gewünschten Effekt erzielt (Effektivität) – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter. Eine hohe Wirksamkeit ist nicht nur das Ergebnis effizienter Prozesse, sondern auch ein Schlüsselfaktor für motivierte und zufriedene Mitarbeiter. Doch warum nimmt die subjektive Wirksamkeit in vielen Unternehmen ab? Und was können Führungskräfte dagegen tun?
1. Die abnehmende Wirksamkeit in der modernen Arbeitswelt
In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert. Wissensarbeiter, also jene Mitarbeiter, deren Hauptaufgabe die Verarbeitung von Informationen ist, stehen immer mehr unter Druck. Durch die Digitalisierung sind sie ständig erreichbar und müssen oft mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren. Dies führt nicht selten dazu, dass die subjektive Wirksamkeit abnimmt – die Mitarbeiter fühlen sich weniger wirksam in ihrer Arbeit. Sie sehen nicht mehr den direkten Zusammenhang zwischen ihrem Einsatz und dem Ergebnis, was zu Frustration und Unzufriedenheit führen kann.
Diese Entwicklung ist alarmierend, denn Mitarbeiter, die sich als nicht wirksam empfinden, verlieren schnell die Motivation. Sie fragen sich, warum sie sich überhaupt anstrengen sollten, wenn ihr Beitrag scheinbar keinen Unterschied macht. Hier ist es die Aufgabe der Führungskräfte, gegenzusteuern und die subjektive Wirksamkeit ihrer Mitarbeiter wieder zu steigern. Doch dafür müssen sie zunächst die Strukturen und Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand stellen.
2. Wachstum in dysfunktionale Strukturen und Prozesse
Viele Unternehmen wachsen in dysfunktionale Strukturen und Prozesse hinein, ohne es zu bemerken. Mit der Zeit werden die Dokumentation, die Rechtssicherheit und das Einhalten von Auflagen wichtiger als die funktionale Verbesserung von Zusammenarbeit und Output. Diese Entwicklung führt dazu, dass Prozesse verkrusten und die eigentliche Zielsetzung – mehr Kundenzufriedenheit durch besseres Arbeiten – aus den Augen verloren wird.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter im Vertrieb hat einen Prozess zur Reisekostenerstattung, der regelmäßig für Unmut sorgt. Die Regelungen sind umständlich und realitätsfern, was immer wieder zu Diskussionen im Team führt. Obwohl der Prozess regelmäßig hinterfragt wird, wird er nicht geändert. Die Folge: Die Wirksamkeit des Mitarbeiters leidet, seine Motivation sinkt, und die Unzufriedenheit im Team wächst.
Solche dysfunktionalen Prozesse sind keine Seltenheit. Oftmals fehlt es an Mut und Initiative, diese Strukturen zu hinterfragen und anzupassen. Doch genau hier liegt der Schlüssel zu einer höheren Wirksamkeit im Unternehmen.
3. Unklarheit über die eigene Wirksamkeit
Ein weiteres Problem ist, dass viele Unternehmen gar nicht wissen, wie hoch die Wirksamkeit ihrer eigenen Abläufe ist. Strukturen und Prozesse werden selten auf ihren Sinn und Wirkungsgrad überprüft. Dabei ist es essenziell, regelmäßig zu hinterfragen, ob die aktuellen Abläufe noch zweckmäßig sind oder ob sie angepasst werden müssen, um den gewünschten Erfolg zu erzielen.
Ein regelmäßiges Überprüfen der eigenen Prozesse und Strukturen ist daher unabdingbar. Es reicht nicht aus, Prozesse einmal zu implementieren und dann davon auszugehen, dass sie für immer funktionieren werden. Die Arbeitswelt verändert sich, und mit ihr müssen sich auch die Abläufe im Unternehmen kontinuierlich weiterentwickeln.
4. Mut und Initiative: Der Schlüssel zur Verbesserung
Um die Wirksamkeit im Unternehmen zu steigern, ist es entscheidend, den Mut und die Initiative zu haben, die eigenen Prozesse zu durchleuchten und zu hinterfragen. Dies erfordert nicht nur ein Umdenken auf Führungsebene, sondern auch die Bereitschaft, notwendige Veränderungen anzustoßen und durchzusetzen.
Dabei geht es nicht darum, bestehende Strukturen um jeden Preis zu verteidigen, sondern darum, offen für Verbesserungen zu sein. Oftmals führt schon die Anpassung kleiner Prozesse zu einer erheblichen Steigerung der Wirksamkeit und damit auch der Motivation der Mitarbeiter. Dies setzt jedoch voraus, dass Führungskräfte bereit sind, den Status quo in Frage zu stellen und die richtigen Schlüsse aus den Erkenntnissen zu ziehen.
5. Unterstützung durch externe Experten
Es ist nicht immer einfach, die eigenen Prozesse objektiv zu betrachten. Hier kann die Unterstützung durch externe Experten von unschätzbarem Wert sein. Durch ihre Erfahrung und Methodik können sie oft ungenutztes Potenzial aufdecken und konkrete Verbesserungsvorschläge machen.
Ein professioneller Prozess zur Erarbeitung von Verbesserungen ist der Schlüssel zum Erfolg. Dabei geht es nicht nur darum, Zeit und Geld zu sparen, sondern auch den Ärger und die Frustration der Mitarbeiter zu minimieren. Denn eines ist klar: Motivation kann nicht von außen erzwungen werden, aber Unternehmen können verhindern, dass Demotivation entsteht.
Durch eine kontinuierliche Verbesserung der eigenen Arbeitsweise schaffen Unternehmen die Grundlage für eine nachhaltige Mitarbeitermotivation und eine Steigerung der Leistung. Dies ist nicht nur im Interesse der Mitarbeiter, sondern auch im Interesse des Unternehmens. Denn motivierte Mitarbeiter sind produktiver, kreativer und loyaler – ein unschätzbarer Vorteil in einem immer stärker umkämpften Markt.
Fazit: Wirksamkeit als Schlüssel zum Erfolg
Für Unternehmer und Führungskräfte ist es unerlässlich, sich mit dem Thema Wirksamkeit auseinanderzusetzen. Eine hohe Wirksamkeit ist nicht nur der Schlüssel zu mehr Motivation und Zufriedenheit bei den Mitarbeitern, sondern auch zu einer höheren Produktivität und letztlich zu mehr Erfolg.
Es erfordert Mut und Initiative, die eigenen Prozesse regelmäßig zu hinterfragen und anzupassen. Doch der Aufwand lohnt sich: Unternehmen, die kontinuierlich an ihrer Wirksamkeit arbeiten, profitieren von motivierten und leistungsstarken Mitarbeitern, die bereit sind, ihr Bestes zu geben. Ganz nebenbei steigert sich der Wirkungsgrad in den Prozessen und die Effizienz nimmt zu. Nutzen Sie dieses Potenzial und stellen Sie die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft Ihres Unternehmens.