Zu viele und zu lange laufende Projekte, zu viele Aufgaben, Multitasking, Stau, Aufgaben die nicht fertig werden, Frust. Wir alle kennen das.

Und wir alle wünschen uns das genaue Gegenteil. Wir wünschen uns, fokussiert an unseren Aufgaben, Projekten und Produkten arbeiten zu können. Wir wollen FOKUS.

Mit FOKUS haben wir folgende Vorteile:

• bist du effizient und zufrieden, da du ungestört an etwas arbeiten kannst und dadurch immer mehr Flow-Momente erleben wirst.
• seid ihr effektiv, weil ihr immer die aktuell wichtigsten Dinge umsetzt.
• ist das ganze Unternehmen erfolgreicher, da es immer wieder neu und flexibel auf Einflüsse von außen und sich ändernde Rahmenparameter und andere Veränderungen reagieren kann.
• Entfaltet das ganze Unternehmen seine volle Wirksamkeit, da ein gemeinsamer Sinn stringent in die Welt gebracht wird.

Wir stellen also fest, dass FOKUS gut ist. Aber wie schaffen wir es bei uns selbst, dem Team, der Abteilung oder dem ganzen Unternehmen den FOKUS auf die wesentlichen Dinge zu lenken?

Unserer Erfahrung nach sind es vor allem die folgenden 5 FOKUS-Dimensionen, die entscheidend dabei helfen Unternehmen erfolgreich, sinnstiftend und wirksam zumachen:

• Die Fähigkeiten
• Die Organisation
• Die Kultur
• Die Überzeugungen
• Und Sinn & Strategie

Schauen wir uns die 5 FOKUS Dimensionen etwas detaillierter an:

F – Fähigkeiten

Natürlich benötigen wir sämtliche Hardskills (Studium, Ausbildung, Erfahrung), die wir als Fähigkeiten unserer Mitarbeiter in unseren Unternehmensabläufen eben so brauchen. Ein Schweißer sollte möglichst gut schweißen können, ein Programmierer programmieren. Haken dran. Und es reicht gleichzeitig eben nicht aus, nur eine Gruppe Fachexperten zusammenzuwürfeln. Es geht immer auch um den richtigen Wissenstransfer, sei es um neue Mitarbeitende aufzugleisen, oder auch um zwischen den Fachexperten untereinander Aufgaben und Projekte zu koordinieren.

Genauso wichtig wie die Hardskills sind gleichzeitig die so genannten Softskills. Zum Beispiel Kommunikation, Umgang mit Konflikten, Problemlösungskompetenz, Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen, um die Ecke denken oder „Nein“-sagen zu können und vieles mehr. Auch diese Softskills brauchen wir im Unternehmen im Prinzip in allen Bereich und allen Hierarchieebenen.

Die richtigen Hard- und Softskills sind also die Basis für dich, aber auch für das Team, die Abteilung, das Unternehmen um überhaupt erst den richtigen FOKUS setzen zu können.

Richtig gut wird es, wenn wir auch die passende Organisation haben.

O – Organisation

Darunter verstehen wir an diese Stelle alles, was mit Strukturen, Prozessen, den verwendeten Tools & Ausstattungen, den Produkten und dem Netzwerk in und um das Unternehmen zu tun hat.
Ein Unternehmen, das aus lauter Abteilungssilos besteht, in denen starre Hierarchien von oben nach unten durchregieren, gehört bald der Vergangenheit an. Die Zukunft gehört flexiblen, crossfunktionalen und weitgehend selbst gesteuerten Systemen. Hier finden wir schlanke Prozesse, eine gute Arbeitsausstattung und eine klare Produkt- und damit auch Kundenzentrierung.
desto besser und desto mehr FOKUS werden wir generieren.

Hier kann eine Menge Potenzial genutzt werden, indem Systeme etabliert werden, die die Selbstorganisation, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit und damit auch den FOKUS unterstützen.

Damit solche flexiblen, selbst organisierten Systeme funktionieren können, brauchen wir gleichzeitig vor allem eins – nämlich die passende Unternehmenskultur.

K – Kultur

Die gute Unternehmenskultur, jeder will sie haben, keiner weiß, wie sie so richtig funktioniert.

Kultur beschreibt man genau wie Vertrauen, das elementarer Bestandteil einer guten Kultur ist, am besten mit einer Pflanze als Metapher. Die Kulturpflanze wächst langsam aber stetig und regelmäßig schenkt sie uns wunderbare Blüten. Es nützt nichts an der Kulturpflanze zu ziehen oder nur über die „gute Kultur“ und „gemeinsame Werte“ zu sprechen. Das wird sie nicht schneller wachsen lassen. Gleichzeitig geht sie ein, wenn sie nicht gegossen wird oder durch destruktives Verhalten, widerstrebende oder unsinnige Ziele oder intransparente Entscheidungen vergiftet wird.

Unsere Kulturpflanze benötigt gute Erde und als Düngemittel die schon genannten Fähigkeiten, Organisationen und dazu auch die richtigen Überzeugungen.

U – Überzeugungen

„Kann er nicht oder will er nicht“ fragt der Volksmund.

Es geht nicht nur ums „Können“ (Fähigkeiten), sondern auch ums „Wollen“ (Überzeugungen). Wir sprechen von Überzeugungen – andere auch von innerer Haltung oder dem neudeutschen Mindset – gemeint ist immer das Gleiche. Dass das, woran wir oder unsere Mitmenschen glauben, das richtige ist.

Bist du intrinsisch motiviert und hast du Spaß bei der Arbeit? Fühlst du dich dem Unternehmen zugehörig, bist engagiert und kannst dich hier angstfrei beteiligen? Dann ist alles wunderbar. Du bist überzeugt hier richtig zu sein und du wirst mit der Zeit alle nötigen Fähigkeiten erlernen, die du in deinem Kontext benötigst.

Glaubst du – egal ob Mitarbeiter, Führungskraft oder Unternehmensinhaber auch noch daran, dass möglichst viel Selbstorganisation, Eigeninitiative und Selbstverantwortung dem Unternehmen guttut, dann werdet ihr die passenden Organisationsformen, Strukturen und Prozesse etablieren können und auch die Kulturpflanze wird weiter wachsen.

All das sind Überzeugungen, die bei dir, den Teams und in der ganzen Organisation den FOKUS fördern. Und das klappt am besten, mit einem gemeinsamen Sinn – einem gemeinsamen Warum – und einer klaren, aber flexiblen Strategie.

S – Sinn & Strategie

Wie willst du fokussiert arbeiten, wenn du nicht überzeugt bist, dass die Aufgabe sinnvoll ist?

Wie sollen neue begeisternde Produkte entstehen, wenn keiner weiß, wozu sie da sind?

Was bringen Unternehmen, die einfach nur heiße Luft aber keinen Mehrwert für niemanden produzieren?

Sinn ist immanent wichtig, und zwar sowohl in unseren kleinen Routineaufgaben, als auch für Projekte, Produktentwicklung und natürlich auch fürs ganze Unternehmen. Dabei muss der Sinn nicht immer im „Weltfrieden“ oder „der Rettung des Planeten“ bestehen. Es reicht auch vollkommen, wenn ein Unternehmen für sich den Sinn darin erkannt hat, qualitativ hochwertige Kugellager oder richtig gute 3D-Videoanimationen zu produzieren.

Egal was der Sinn des Unternehmens ist, er sollte bekannt sein und gelebt werden.

Und was hilft uns dabei, möglichst viel Sinn in die Welt zu bringen? Richtig, eine gute Strategie, die immer wieder neu den FOKUS schärft.

Gleichzeitig sind Sinn & Strategie untrennbar miteinander verbunden. Denn ohne Strategie ist es mehr oder weniger Zufall, ob wir unseren Sinn erreichen. Und eine Strategie ist nur dann gut, wenn sie in kurzen Iterationen immer wieder neu fragt: Was macht jetzt am meisten Sinn

Der kontinuierliche Prozess der Strategiefindung ist wichtig (und nicht die nächsten 3 bis 5 Jahre in Zielen zu beschreiben und dann in Beton zu gießen. Das erleben wir leider noch viel zu oft.

Mit Sinn & Strategie fokussieren wir uns also immer wieder neu auf die jetzt wichtigsten Dinge und genau das wollen wir mit FOKUS ja erreichen.

Zusammenfassung

FOKUS lässt dich und dein Unternehmen die volle Wirksamkeit entfalten. Um das zu ermöglichen sind aus unserer Erfahrung heraus 5 FOKUS-Dimensionen besonders wichtig.

• Die richtigen Fähigkeiten im Unternehmen zu fördern
• Eine Organisationsform zu etablieren, die möglichst viel Selbstorganisation fördert.
• Eine gute Kultur nicht erzwingen zu wollen, sondern durch gelebte Transparenz und Vertrauen langfristig zu fördern
• Die eigenen Überzeugungen zu reflektieren und die der Mitarbeitenden zu respektieren und zu integrieren.
• Den Sinn des Unternehmens zu kennen und mit einer flexiblen Strategie iterativ in die Welt zu bringen.

Dann entfaltest du und dein Unternehmen die volle Wirksamkeit.

Wenn du FOKUS in deinem Unternehmen etablieren möchtest, dann komme gerne zu einem gemeinsamen Kennenlernen auf uns zu.

Der Beitrag Die 5 FOKUS-Dimensionen – mehr Effektivität und Wirksamkeit in deinem Unternehmen erschien zuerst auf Fokuseffekt.

In der modernen Arbeitswelt, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), steht die Effizienz im Vordergrund. Prozesse sollen reibungslos funktionieren, Abläufe müssen dokumentiert und Vorschriften eingehalten werden. Doch allzu häufig gerät dabei ein entscheidender Faktor ins Hintertreffen: die Wirksamkeit. Sie beschreibt nicht nur, wie gut etwas funktioniert, sondern ob es den gewünschten Effekt erzielt (Effektivität) – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter. Eine hohe Wirksamkeit ist nicht nur das Ergebnis effizienter Prozesse, sondern auch ein Schlüsselfaktor für motivierte und zufriedene Mitarbeiter. Doch warum nimmt die subjektive Wirksamkeit in vielen Unternehmen ab? Und was können Führungskräfte dagegen tun?

1. Die abnehmende Wirksamkeit in der modernen Arbeitswelt

In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert. Wissensarbeiter, also jene Mitarbeiter, deren Hauptaufgabe die Verarbeitung von Informationen ist, stehen immer mehr unter Druck. Durch die Digitalisierung sind sie ständig erreichbar und müssen oft mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren. Dies führt nicht selten dazu, dass die subjektive Wirksamkeit abnimmt – die Mitarbeiter fühlen sich weniger wirksam in ihrer Arbeit. Sie sehen nicht mehr den direkten Zusammenhang zwischen ihrem Einsatz und dem Ergebnis, was zu Frustration und Unzufriedenheit führen kann.

Diese Entwicklung ist alarmierend, denn Mitarbeiter, die sich als nicht wirksam empfinden, verlieren schnell die Motivation. Sie fragen sich, warum sie sich überhaupt anstrengen sollten, wenn ihr Beitrag scheinbar keinen Unterschied macht. Hier ist es die Aufgabe der Führungskräfte, gegenzusteuern und die subjektive Wirksamkeit ihrer Mitarbeiter wieder zu steigern. Doch dafür müssen sie zunächst die Strukturen und Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand stellen.

2. Wachstum in dysfunktionale Strukturen und Prozesse

Viele Unternehmen wachsen in dysfunktionale Strukturen und Prozesse hinein, ohne es zu bemerken. Mit der Zeit werden die Dokumentation, die Rechtssicherheit und das Einhalten von Auflagen wichtiger als die funktionale Verbesserung von Zusammenarbeit und Output. Diese Entwicklung führt dazu, dass Prozesse verkrusten und die eigentliche Zielsetzung – mehr Kundenzufriedenheit durch besseres Arbeiten – aus den Augen verloren wird.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter im Vertrieb hat einen Prozess zur Reisekostenerstattung, der regelmäßig für Unmut sorgt. Die Regelungen sind umständlich und realitätsfern, was immer wieder zu Diskussionen im Team führt. Obwohl der Prozess regelmäßig hinterfragt wird, wird er nicht geändert. Die Folge: Die Wirksamkeit des Mitarbeiters leidet, seine Motivation sinkt, und die Unzufriedenheit im Team wächst.

Solche dysfunktionalen Prozesse sind keine Seltenheit. Oftmals fehlt es an Mut und Initiative, diese Strukturen zu hinterfragen und anzupassen. Doch genau hier liegt der Schlüssel zu einer höheren Wirksamkeit im Unternehmen.

3. Unklarheit über die eigene Wirksamkeit

Ein weiteres Problem ist, dass viele Unternehmen gar nicht wissen, wie hoch die Wirksamkeit ihrer eigenen Abläufe ist. Strukturen und Prozesse werden selten auf ihren Sinn und Wirkungsgrad überprüft. Dabei ist es essenziell, regelmäßig zu hinterfragen, ob die aktuellen Abläufe noch zweckmäßig sind oder ob sie angepasst werden müssen, um den gewünschten Erfolg zu erzielen.

Ein regelmäßiges Überprüfen der eigenen Prozesse und Strukturen ist daher unabdingbar. Es reicht nicht aus, Prozesse einmal zu implementieren und dann davon auszugehen, dass sie für immer funktionieren werden. Die Arbeitswelt verändert sich, und mit ihr müssen sich auch die Abläufe im Unternehmen kontinuierlich weiterentwickeln.

4. Mut und Initiative: Der Schlüssel zur Verbesserung

Um die Wirksamkeit im Unternehmen zu steigern, ist es entscheidend, den Mut und die Initiative zu haben, die eigenen Prozesse zu durchleuchten und zu hinterfragen. Dies erfordert nicht nur ein Umdenken auf Führungsebene, sondern auch die Bereitschaft, notwendige Veränderungen anzustoßen und durchzusetzen.

Dabei geht es nicht darum, bestehende Strukturen um jeden Preis zu verteidigen, sondern darum, offen für Verbesserungen zu sein. Oftmals führt schon die Anpassung kleiner Prozesse zu einer erheblichen Steigerung der Wirksamkeit und damit auch der Motivation der Mitarbeiter. Dies setzt jedoch voraus, dass Führungskräfte bereit sind, den Status quo in Frage zu stellen und die richtigen Schlüsse aus den Erkenntnissen zu ziehen.

5. Unterstützung durch externe Experten

Es ist nicht immer einfach, die eigenen Prozesse objektiv zu betrachten. Hier kann die Unterstützung durch externe Experten von unschätzbarem Wert sein. Durch ihre Erfahrung und Methodik können sie oft ungenutztes Potenzial aufdecken und konkrete Verbesserungsvorschläge machen.

Ein professioneller Prozess zur Erarbeitung von Verbesserungen ist der Schlüssel zum Erfolg. Dabei geht es nicht nur darum, Zeit und Geld zu sparen, sondern auch den Ärger und die Frustration der Mitarbeiter zu minimieren. Denn eines ist klar: Motivation kann nicht von außen erzwungen werden, aber Unternehmen können verhindern, dass Demotivation entsteht.

Durch eine kontinuierliche Verbesserung der eigenen Arbeitsweise schaffen Unternehmen die Grundlage für eine nachhaltige Mitarbeitermotivation und eine Steigerung der Leistung. Dies ist nicht nur im Interesse der Mitarbeiter, sondern auch im Interesse des Unternehmens. Denn motivierte Mitarbeiter sind produktiver, kreativer und loyaler – ein unschätzbarer Vorteil in einem immer stärker umkämpften Markt.

Fazit: Wirksamkeit als Schlüssel zum Erfolg

Für Unternehmer und Führungskräfte ist es unerlässlich, sich mit dem Thema Wirksamkeit auseinanderzusetzen. Eine hohe Wirksamkeit ist nicht nur der Schlüssel zu mehr Motivation und Zufriedenheit bei den Mitarbeitern, sondern auch zu einer höheren Produktivität und letztlich zu mehr Erfolg.

Es erfordert Mut und Initiative, die eigenen Prozesse regelmäßig zu hinterfragen und anzupassen. Doch der Aufwand lohnt sich: Unternehmen, die kontinuierlich an ihrer Wirksamkeit arbeiten, profitieren von motivierten und leistungsstarken Mitarbeitern, die bereit sind, ihr Bestes zu geben. Ganz nebenbei steigert sich der Wirkungsgrad in den Prozessen und die Effizienz nimmt zu. Nutzen Sie dieses Potenzial und stellen Sie die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft Ihres Unternehmens.

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